Warszawa, dnia 29.07.2010 roku

W wyniku umowy z dnia 4 lutego 2010 roku zawartej między Związkiem Rewizyjnym Spółdzielni Mieszkaniowych RP w Warszawie a Siedlecką Spółdzielnią Mieszkaniową w Siedlcach w dniach od 1marca do 12 lipca 2010 roku została przeprowadzona przez Związek lustracja pełna działalności Spółdzielni za okres od 01.01.2008 roku do 31.12.2009 roku.

Przedmiotem lustracji były następujące zagadnienia:

1. Organizacja Spółdzielni:
   • statut Spółdzielni, wewnętrzny system normatywny (kompletność i poprawność merytoryczna regulaminów),
   • działalność organów Spółdzielni,
   • struktura organizacyjna służb etatowych Spółdzielni.
2. Stan prawny gruntów będących we władaniu Spółdzielni (i budynków z nimi związanych) oraz racjonalność ich wykorzystania.
3. Sprawy członkowskie i dyspozycja lokalami.
4. Działalność inwestycyjna:
   • potrzeby mieszkaniowe, a program inwestycji,
   • pozyskiwanie terenów budowlanych,
   • poprawność przygotowania inwestycji,
   • tryb doboru wykonawców inwestycji, treść zawartych umów oraz ich realizacja,
   • nadzór inwestorski,
   • rozliczenie kosztów inwestycji i ustalenie wartości początkowej lokali,
5. Gospodarka zasobami mieszkaniowymi:
   • stan ilościowy oraz estetyczno-porządkowy i techniczny budynków i ich otoczenia,
   • koszty i przychody g.z.m. oraz prawidłowość ustalania opłat za używanie lokali,
   • gospodarka lokalami użytkowymi, ze szczególnym uwzględnieniem lokali wynajmowanych,
   • terminowość wnoszenia opłat przez użytkowników lokali i windykacja należności Spółdzielni,
   • treść umów o usługi komunalne i ich realizacja (dostawa energii cieplnej, wody i kanalizacji, wywóz nieczystości stałych, dostawa energii elektrycznej i gazu).
6. Gospodarka remontowa w zasobach mieszkaniowych:
   • nadzór techniczny i ustalanie potrzeb remontowych, ze szczególnym uwzględnieniem działań energooszczędnych,
   • akumulacja środków finansowych na remonty,
   • tryb doboru wykonawców robót remontowych, treść zawartych umów i ich realizacja.
7. Gospodarka finansowa:
   • stan funduszów, wielkość wolnych środków finansowych i sposób ich wykorzystania, efektywność zaangażowania finansowego Spółdzielni w zakup akcji i udziałów w innych podmiotach gospodarczych,
   • rozliczanie kosztów ogólnych Spółdzielni,
   • obsługa spłaty kredytów mieszkaniowych,
   • terminowość regulowania zobowiązań finansowych Spółdzielni (podatki, rozliczenia z tytułu składek ZUS, PFRON),
   • dochodzenie należności Spółdzielni,
   • rozliczenia finansowe z członkami z tytułu wkładów.
8. Ocena realizacji przez Spółdzielnię obowiązków wynikających z ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych.

Ponadto badaniem lustracyjnym objęto sprawy przedstawione w korespondencji członka Spółdzielni, które zostały przekazane Związkowi przez Ministerstwo Infrastruktury w piśmie z dnia 27.01.2010 roku, znak: BS-WSM-053-151/09/4942.

Lustracja nie obejmowała badań sprawozdań finansowych Spółdzielni w rozumieniu art. 88a Prawa spółdzielczego jak również weryfikacji rozliczeń kosztorysowych.

Ustalenia lustracji wynikają ze stwierdzonych faktów na podstawie przedłożonych lustratorom dokumentów oraz wyjaśnień złożonych przez Zarząd Spółdzielni i podległych pracowników.

W szczególności ustaleniom lustracji służyły:

• statut i unormowania wewnętrzne o charakterze regulaminowym,
• dokumentacja z działalności organów samorządowych Spółdzielni,
• dokumenty członkowskie,
• akta pracownicze,
• dokumentacja dotycząca działalności inwestycyjnej i remontowej,
• ewidencja finansowo-księgowa,
• dokumentacja dotycząca pozostałych zagadnień objętych zakresem merytorycznym badań w ramach niniejszej lustracji.

Ustalenia lustracji zostały zawarte w protokóle lustracji, który łącznie z niniejszym listem polustracyjnym stanowi integralną całość. Protokół lustracji został podpisany bez zastrzeżeń przez Zarząd Spółdzielni.

Siedlecka Spółdzielnia Mieszkaniowa w Siedlcach przestrzega obowiązku lustracyjnego określonego w art. 91 § 1 Prawa spółdzielczego albowiem poprzednia lustracja Związku - przeprowadzona w 2008 roku - objęła całość działania Spółdzielni w latach 2004-2007.

Wnioski polustracyjne (8) Związku wynikające z tych badań zostały przedstawione przez Radę Nadzorczą na Zebraniu Przedstawicieli w dniu 5 czerwca 2009 roku, a Związek został poinformowany przez Zarząd o sposobie realizacji przedstawionych Spółdzielni wniosków.

W świetle ustaleń lustracji:

1. W latach 2008 - 2009 Spółdzielnia na bieżąco dokonywała aktualizacji wpisów w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w związku ze zmianami tego wymagającymi.
2. W okresie od zakończenia poprzedniej lustracji kompleksowej działalność Spółdzielni była kontrolowana przez Obwodowy Urząd Miar w Siedlcach w zakresie:.
• "sprawdzania spełniania wymagań przez przyrządy pomiarowe podlegające prawnej kontroli metrologicznej, wprowadzone do obrotu lub użytkowania, stosowane albo przechowywane w stanie gotowości do użycia, w dziedzinach, o których mowa w art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 11 maja 2001 roku - Prawo o pomiarach,
• sprawdzania posiadania przez użytkowników przyrządów pomiarowych podlegających prawnej kontroli metrologicznej ważnych dowodów tej kontroli,
• przestrzegania spełnienia warunków właściwego stosowania przyrządów pomiarowych podlegających prawnej kontroli metrologicznej".

W wyniku kontroli stwierdzono, że Spółdzielnia nie prowadzi zapisów o roku legalizacji wodomierza jak i dacie upływu okresu ważności. Wodomierze traktowane są jako podzielniki kosztów zużytej wody. Użytkownik indywidualny opłaca opłatę stałą wynikającą z deklaracji zużycia wody, a wskazania wodomierza - podzielnika służą do korekt zużycia i opłaty z tym związanej oraz porównania wskazania wodomierza głównego z sumą wskazań wodomierzy indywidualnych. Pismem pokontrolnym z dnia 14.02.2008 roku znak: OUMI-4-094-58/08 Obwodowy Urząd Miar w Siedlcach poinformował Siedlecką Spółdzielnię Mieszkaniową o nieprawidłowościach w zakresie stosowania wodomierzy z wygasłą cechą legalizacji, a także zobowiązał Prezesa Zarządu Spółdzielni do ustosunkowania się do stwierdzonych nieprawidłowości i poinformowania Urzędu o podjętych działaniach. Pismem z dnia 12.03.2008 roku, znak GT/908/2008 Spółdzielnia poinformowała Obwodowy Urząd Miar o podjętych działaniach mających na celu wdrożenie Rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 07.01.2008 roku w sprawie prawnej kontroli metrologicznej przyrządów pomiarowych (DZ.U. nr 5 poz. 29). Równocześnie Rada Nadzorcza Siedleckiej Spółdzielni Mieszkaniowej uchwałą nr 42/211/2008 z dnia 21.05.2008 roku zatwierdziła Regulamin rozliczania kosztów dostawy wody i odprowadzania ścieków oraz eksploatacji wodomierzy w Siedleckiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Siedlcach, który określa między innymi czasokres wymiany wodomierzy oraz sposób finansowania tego przedsięwzięcia. Ustalono, że okresową legalizację Spółdzielnia rozpoczęła w 2009 roku poprzez wymianę na nowe 14.792 wodomierzy, którym upłynął okres ważności. W I kwartale 2010 roku dokonano wymiany 5.970 wodomierzy, a ogółem na koniec tego kwartału wymienionych zostało 20.762 wodomierzy.

3. Aktualnie obowiązujący w Spółdzielni statut był przedmiotem badań w trakcie lustracji przeprowadzonej w 2008 roku, a badaniami tymi objęto również uwarunkowania i okoliczności, które towarzyszyły decyzji Zebrania Przedstawicieli z 30.11.2007 roku o nie zaktualizowaniu statutu w dostosowaniu do zmian wprowadzonych ustawą z 14.06.2007 roku o zmianie ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych oraz o zmianie niektórych innych ustaw.

Ustalenia lustracji wskazują, iż wyrokiem z 26.01.2010 roku (sygn. Akt I Aca 621/09) Sąd Apelacyjny w Białymstoku orzekł, że termin zmiany statutu do 30 listopada 2007 roku ma charakter instrukcyjny, co opublikowała Gazeta Prawna z 25.03.2010 roku.
          W marcu 2010 roku Zarząd Spółdzielni zwołał Zebrania Grup Członkowskich przedstawiając proponowane zmiany dostosowujące statut do aktualnych warunków prawa, a w dniu 28.04.2010 roku Zebranie Przedstawicieli dokonało zmian treści statutu zatwierdzając jego tekst jednolity. W terminie zgodnym z art. 12a § 2 Prawa spółdzielczego bo w dniu 24.05.2010 roku Spółdzielnia wystąpiła do Sądu z wnioskiem o rejestrację nowego statutu ale do czasu zakończenia badań lustracyjnych statut ten nie został jeszcze zarejestrowany.

4. W latach 2008 - 2009 Spółdzielnia posiadała wymagane statutem i wynikające z jej potrzeb normy wewnętrzne o charakterze regulaminowym, a normy te zostały uchwalone przez organy uprawnione, ale:
• regulamin Zarządu zawiera niespójności z postanowieniami aktualnie obowiązującego statutu,
• nie wszystkie z posiadanych przez Spółdzielnię norm wewnętrznych o charakterze regulaminowym zostały w badanym okresie zaktualizowane w dostosowaniu do aktualnych warunków prawa, a świadczą o tym odległe daty uchwalenia niektórych regulaminów - poprzedzające daty zmian istotnych dla spółdzielni mieszkaniowych przepisów prawa (np. regulamin rozliczania kosztów eksploatacji i utrzymania nieruchomości oraz ustalania opłat za używanie lokali z 22.02.2006 roku, czy regulamin gospodarki finansowej z 2004 roku).

W ocenie Związku po zarejestrowaniu przez sąd ostatnio uchwalonego statutu niezbędnym będzie dokonanie szczegółowej analizy posiadanych przez Spółdzielnię norm wewnętrznych o charakterze regulaminowym pod kątem zapewnienia pełnej zgodności zawartych w nich postanowień z tym statutem i z aktualnie obowiązującymi spółdzielnie mieszkaniowe przepisami prawa.
          W badanym okresie w Spółdzielni funkcjonowały wszystkie organy wymienione w jej aktualnie obowiązującym statucie, tj. Zebranie Przedstawicieli, Rada Nadzorcza, Zarząd, Zebrania Grup Członkowskich oraz Rady Mieszkańców Osiedli.
          Lustracja nie wykazała uchybień i nieprawidłowości odnośnie częstotliwości, terminowości i sposobu zwołania Zebrań Grup Członkowskich oraz Zebrań Przedstawicieli.
          Zastrzeżeń nie budzi również przebieg oraz sposób udokumentowania obrad tych organów.

W świetle ustaleń lustracji:

• w 2008 roku miały miejsce zmiany w składzie osobowym Rady Nadzorczej w związku z upływem kadencji Rady wybranej w 2005 roku; badania nie wykazały niewłaściwości w sposobie dokonania tych zmian,
• Rada Nadzorcza zajmowała się istotnymi sprawami Spółdzielni, a w przede wszystkim wypełnianiem zadań wynikających z funkcji kontrolno-nadzorczej oraz zarządzającej,
• decyzje Rady Nadzorczej były zgodne z jej kompetencjami,
• działalność Prezydium Rady Nadzorczej nie wykroczyła poza ramy określone art. 46 § 3 Prawa spółdzielczego, z wyjątkiem zatwierdzenia w 2008 roku przez to gremium ostatecznej listy ustanowienia prawa do lokalu i zamian w Domu Spokojnej Starości na lata 2008-2009,
• decyzje Rady Nadzorczej ukierunkowały prace Komisji Rady,
• zastrzeżeń nie budzi częstotliwość posiedzeń Rady Nadzorczej oraz sposób ich udokumentowania,
• nie wystąpiły niewłaściwości w sposobie wypełniania przez Zarząd wymogów formalnych statutu oraz regulaminu Zarządu (m.in. tryb obradowania i podejmowania uchwał, przestrzeganie ustalonego podziału czynności, udokumentowanie posiedzeń), ale niezbędnym jest zaktualizowanie tego regulaminu,
• Zarząd będący organem wykonawczym w strukturze organów samorządowych pełnił jednocześnie rolę kierowniczą w bieżącej działalności Spółdzielni rozumianej jako podmiot gospodarczy i ocena działania Spółdzielni zawarta w niniejszym liście polustracyjnym jest głównie oceną pracy tego organu; z oceny tej wynika przede wszystkim, iż decyzje Zarządu nie naruszyły kompetencji innych organów Spółdzielni oraz przepisów obowiązującego prawa.

Jak wynika z przeprowadzonych badań Rady Mieszkańców Osiedli działały zgodnie z zakresem swoich kompetencji zajmując się najistotniejszymi sprawami związanym z funkcjonowaniem Osiedli, a sposób udokumentowania pracy tych organów zastrzeżeń nie budzi.

W świetle ustaleń lustracji:

• w 2008 roku Spółdzielnia zaktualizowała regulamin organizacyjny dostosowując go do zmian struktury organizacyjnej, a tym samym został zrealizowany wniosek nr 1 zawarty w liście polustracyjnym Związku z 12.11.2008 roku opracowanym na podstawie ustaleń poprzednio przeprowadzonej lustracji,
• w latach 2008 - 2009 średnioroczna liczba zatrudnionych była nieco niższa od ustalonej planem zatrudnienia (od 5 - 5,2 etatu); badania nie wykazały jednak, aby miało to wpływ na realizację zadań Spółdzielni,
• Spółdzielnia posiada regulamin pracy oraz regulamin wynagradzania; badania nie wykazały przypadków niedostosowania tych norm do Kodeksu pracy, a także przypadków ich nieprzestrzegania,
• sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej zastrzeżeń nie budzi,
• w badanym okresie w Spółdzielni doszło do 7 wypadków przy pracy, a sposób prowadzenia dokumentacji powypadkowej odpowiadał wymogom obowiązujących przepisów prawa; natomiast zastrzeżenia budzą kilkudniowe i kilkunastodniowe opóźnienia zespołu powypadkowego do przystąpienia do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy albowiem zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami (§ 6 ust. 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z 28.07.1998 roku w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz sposobu ich dokumentowania, a także zakresu informacji zamieszczanych w rejestrze wypadków przy pracy - Dz. U. nr 115 poz. 744 z późń. zmianami) zespół powypadkowy po otrzymaniu wiadomości o wypadku obowiązany jest niezwłocznie przystąpić do ustalenia okoliczności i przyczyn,
• Spółdzielnia wdrożyła system kontroli gospodarczej i ochrony mienia, a przyjęte rozwiązania oraz sposób ich realizacji negatywnych uwag nie budzą.

Na pozytywną ocenę zasługuje również fakt, iż Spółdzielnia wykorzystując własną bazę lokalową prowadzi różnorodne formy działalności społecznej i kulturalno-oświatowej.

Działalność ta prowadzona jest na podstawie uchwalonych przez Radę Nadzorczą planów gospodarczo-finansowych, a koszty tej działalności odnoszone są bezpośrednio w ciężar kosztów Spółdzielni i finansowane w ramach opłat od członków oraz innych przychodów.

Według stanu na 31.12.2009 roku powierzchnia gruntów o nieuregulowanym stanie prawnym, które są we władaniu Spółdzielni wyniosła 5m² (część terenu pod budynkiem przy ul. Pułaskiego 1/3 w Siedlcach), co stanowiło ok. 0,001% powierzchni wszystkich terenów władanych przez Spółdzielnię. Zarząd Spółdzielni podjął stosowne działania w celu uregulowania stanu prawnego tego gruntu, ale postępowanie sądowe w tej sprawie nie zostało zakończone i aktualnie nie występują możliwości określenia przez Spółdzielnię przedmiotu odrębnej własności lokali w budynku przy ul. Pułaskiego 1/3 w Siedlcach.

Ustalenia lustracji wskazują, że:

• wszelkie decyzje w sprawie zakupu lub zbycia gruntów będących we władaniu Spółdzielni podejmowane były przez organ statutowo uprawniony,
• w badanym okresie Spółdzielnia przekształciła na korzystnych warunkach (z bonifikatą) prawo wieczystego użytkowania części gruntów będących w jej władaniu w prawo własności,
• w latach 2008 - 2009 Spółdzielnia prowadziła racjonalną gospodarkę gruntami przejawiającą się poszukiwaniem pożytków z posiadanych gruntów poprzez wydzierżawienie ich na lokalizację tymczasowych obiektów handlowych o małej kubaturze oraz na montaż wolnostojących nośników reklamowych; na koniec 2009 roku Spółdzielnia wydzierżawiła grunty o łącznej powierzchni 10.982,71m² uzyskując z tego tytułu średnioroczne dochody w wysokości 216.571 zł.

Jak wynika z przeprowadzonych badań w 2008 roku Prezydium Rady Nadzorczej Spółdzielni zatwierdziło ostateczną listę ustanowienia prawa do lokali i zamian w Domu Spokojnej Starości na lata 2008 - 2009; działania te wykraczają poza ramy określone art. 46 § 3 Prawa spółdzielczego. Poza w/w niewłaściwością lustracja nie wykazała innych niewłaściwości w prowadzeniu przez Spółdzielnię spraw członkowsko-mieszkaniowych oraz dyspozycji lokalami.

Spółdzielnia prowadzi wymagane prawem rejestry, w tym także wymagany art. 17⁶ ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych rejestr lokali dla których zostały założone oddzielne księgi wieczyste.

W świetle ustaleń lustracji:

1. W badanym okresie Spółdzielnia zrealizowała i przekazała do użytku 3 zadania inwestycyjne, tj.:
   • wielorodzinny budynek mieszkalny z garażem wielostanowiskowym przy ul. Granicznej 25 w Siedlcach (28 lokali mieszkalnych, 8 miejsc postojowych w garażu),
   • wielorodzinny budynek mieszkalny z garażem wielostanowiskowym przy ul. Wodniaków 4 w Siedlcach (24 lokale mieszkalne i 20 stanowisk postojowych w garażu),
   • budynek garażowy przy ul. Młynarskiej w Siedlcach, w którym usytuowano 6 boksów garażowych.
     
   
   Ponadto na dzień 31.12.2009 roku:
   • w trakcie realizacji pozostawał wielorodzinny budynek mieszkalny z garażami wbudowanymi przy ul. Wodniaków 2 w Siedlcach (44 lokale mieszkalne i 7 garaży); budynek ten został przekazany do użytku po zakończeniu okresu objętego lustracją, tj. w 2010 roku,
   • prowadzone były prace przygotowawcze w celu rozpoczęcia budowy dwóch wielorodzinnych budynków mieszkalnych z wielostanowiskowymi podziemnymi garażami przy ul. Wodniaków - Romanówka w Siedlcach (łącznie 88 lokali mieszkalnych i 68 miejsc postojowych),
   • Spółdzielnia posiadała koncepcję na realizację 18 segmentów, a pierwsze nakłady poniesiono już w 2002 roku; ze względu na brak zgody jednego z właścicieli na przebieg uzbrojenia terenu inwestycja ta została wstrzymana do czasu jej uzyskania.
2. Działalność inwestycyjna Spółdzielni jest realizacją zadania statutowego i została usankcjonowana uchwałami kierunkowymi Zebrań Przedstawicieli, co wypełnia dyspozycję ustawową (art. 38 § 1 pkt 1 Prawa spółdzielczego). Spółdzielnia posiada uchwalone przez organy uprawnione unormowania wewnętrzne określające organizacyjno-finansowe zasady prowadzenia inwestycji (statut oraz regulaminy wymienione na 163 stronie protokółu lustracji), a lustracja wykazała poprawność merytoryczną tych unormowań.
3. Realizacja zadań inwestycyjnych została poprzedzona naborem chętnych do przystąpienia do budowy i sfinansowania jej kosztów, a członkowie Spółdzielni zostali poinformowani o możliwości pozyskania lokali w noworozpoczynanych zadaniach ("Tygodnik Siedlecki", strona internetowa Spółdzielni).
           Efektem tych ogłoszeń były wnioski od mieszkańców umożliwiające zawarcie umów o budowę na planowane efekty inwestycyjne. Umowy te zapewniają należytą ochronę interesów Spółdzielni i członków i odpowiadają wymogom art. 18 ust. 1 pkt 1 u.s.m.
4. Zadania inwestycyjne oddane do użytku oraz kontynuowane zostały zlokalizowane na gruncie o uporządkowanym stanie prawnym.
5. Nie wystąpiły niewłaściwości w procesie przygotowania w/w inwestycji realizowanych przez Spółdzielnię, co wykazała niniejsza jak i wcześniej przeprowadzona lustracja.
   

W szczególności zaś:

• wybór wykonawców dokumentacji projektowo-technicznej nastąpił w procedurach przetargowych zapewniających jego optymalizację,
• postanowienia umów zawartych z wykonawcami dokumentacji projektowej zostały zrealizowane, a na podstawie tej dokumentacji Spółdzielnia uzyskała dla budynków mieszkalnych przy ul. Granicznej 25, przy ul. Wodniaków 2 i ul. Wodniaków 4 oraz budynku garażowego przy ul. Młynarskiej w Siedlcach wymagane pozwolenia na budowę.
6. Wykonawcy robót budowlanych dla budynku przy ul. Granicznej 25 i ul. Wodniaków 2 oraz Wodniaków 4 zostali wyłonieni w procedurach określonych normami wewnętrznymi Spółdzielni, a zawarte z nimi umowy zapewniły ochronę jej interesów.
7. Nie wystąpiły niewłaściwości w sposobie realizacji przez wykonawców przedmiotu umów jak również w sposobie sprawowania przez Spółdzielnię nadzoru inwestorskiego prowadzonego w systemie zleconym. Spółdzielnia uzyskała wymagane prawem pozwolenia na użytkowanie wybudowanych budynków.
8. Wniesione do dnia 31.12.2008 roku zaliczki na poczet wkładów budowlanych w zrealizowanych zadaniach inwestycyjnych oraz w realizowanym w 2009 roku budynku przy ul. Wodniaków 2 w pełni pokryły koszty tych zadań, które na etapie przygotowania inwestycji zgodnie z decyzją Rady Nadzorczej były przejściowo finansowane przez Spółdzielnię.
           Rada Nadzorcza Spółdzielni zatwierdziła ostateczne koszty budowy dla zrealizowanych zadań inwestycyjnych, a sposób dokonania rozliczeń z członkami z tego tytułu zastrzeżeń nie budzi.

Siedlecka Spółdzielnia Mieszkaniowa w Siedlcach prowadzi rozległą działalność w sferze zarządzania zasobami mieszkaniowymi obejmującą (na koniec 2009 roku) zasoby składające się z 331 budynków (209 budynków wielorodzinnych, 57 budynków jednorodzinnych, 18 pawilonów z lokalami użytkowymi i 47 garaży wolnostojących o łącznej liczbie 9 935 lokali mieszkalnych i 276 lokali użytkowych - 540.155 m² pow. uż.) położonych na terenie trzech wyodrębnionych organizacyjnie osiedli.

Selektywna wizytacja zasobów mieszkaniowych Spółdzielni wykazała, iż są one utrzymane w czystości i w ogólnie należytym stanie estetyczno-porządkowym i technicznym (możliwym do ustalenia w trakcie wizualnego przeglądu), ale wystąpiły jednostkowe przypadki usterek i innych mankamentów (wykazanych w zał. nr 2 do prot. lustracji), które w dużej części spowodowane zostały dewastacjami, a które wymagają usunięcia.

W świetle ustaleń lustracji:

1. Pomimo aktualizacji opłat od lokali mieszkalnych - będącej efektem wniosku polustracyjnego nr 4 przedstawionego Spółdzielni na podstawie poprzedniej lustracji - we wszystkich latach badanego okresu koszty eksploatacji podstawowej Spółdzielni nie znalazły pełnego pokrycia w przychodach pochodzących z tych opłat, a wysokość powstałych z tego tytułu niedoborów wyniosła:
• w 2008 roku - 1.711.124,63 zł,
• w 2009 roku - 511.420,21 zł.
        Świadczy to, że stawki opłat od lokali mieszkalnych zostały ustalone na poziomie nie zapewniającym pełnego pokrycia kosztów przypadających na te lokale.
        Na koniec 2009 roku w rozliczeniach międzyokresowych kosztów i przychodów eksploatacji podstawowej wystąpiło ujemne saldo w kwocie 3.905.677,55 zł, które zostało częściowo pokryte nadwyżkami bilansowymi (dochód netto) na podstawie uchwał dorocznych Zebrań Przedstawicieli w 2009 roku i w 2010 roku; łącznie na ten cel Zebrania Przedstawicieli zadysponowały kwotą 1.485.719,18 zł, pozwalającą na zmniejszenie niedoboru finansowego w gospodarce zasobami mieszkaniowymi do kwoty 2.419.958,37 zł, co w przeliczeniu na 1m² pow. uż. lokalu mieszkalnego wynosi 4,82 zł, a w przeliczeniu na średnie - 50 metrowe mieszkanie wynosi 241 zł.
2. W badanym okresie Spółdzielnia zaprowadziła ewidencję przychodów i kosztów eksploatacji i utrzymania nieruchomości umożliwiającą ustalenie wyników finansowych tej gospodarki odrębnie dla każdej nieruchomości, zgodnie z art. 4 ust. 4¹ ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych.
           W ślad za wprowadzeniem tej ewidencji nie został jednak wdrożony odpowiedni system rozliczeń z tytułu tych kosztów i przychodów albowiem ustalenia lustracji wskazują, że na dzień 31.12.2009 roku nie został rozliczony na poszczególne nieruchomości ujemny wynik finansowy w gospodarce zasobami mieszkaniowymi Spółdzielni. Jak wynika z przeprowadzonych badań do dnia zakończenia czynności lustracyjnych Spółdzielnia sporządziła rozliczenie wyniku finansowego g.z.m. za 2009 rok, natomiast wynik w tej gospodarce z lat ubiegłych został rozliczony proporcjonalnie do powierzchni lokali w nieruchomości; zestawienia te z podziałem na poszczególne nieruchomości obejmujące budynki mieszkalne zostały przedstawione w protokóle lustracji (zał. nr 37.1 i 37.2).
3. Spółdzielnia dokonała rozliczeń z członkami z tytułu kosztów dostawy ciepła w 2008 roku i w 2009 roku, a sposób dokonania tych rozliczeń zastrzeżeń nie budzi.

Według stanu na 31.12.2009 roku zadłużenia z tytułu opłat za używanie lokali mieszkalnych wyniosły 2.320.218 zł co stanowiło 5,4% rocznego wymiaru tych opłat; poziom tych zadłużeń wzrósł w stosunku do poziomu z analogicznego okresu w 2008 roku (4,9%) pomimo, że w badanym okresie Spółdzielnia podejmowała systematyczne i aktywne przewidziane prawem działania windykacyjne.

Natomiast zmalał w 2009 roku w stosunku do 2008 roku poziom zadłużeń w opłatach od lokali użytkowych; o ile na koniec 2008 roku poziom ten wyniósł 12,1% to na 31.12.2009 roku obniżył się do 11,4%.

Poziom zadłużeń w opłatach od lokali mieszkalnych we wszystkich latach badanego okresu był niższy od przeciętnego w spółdzielniach mieszkaniowych natomiast w przypadku lokali użytkowych poziom tych zadłużeń był nieco wyższy od przeciętnego.

Występujące zadłużenia ograniczały możliwości gospodarcze Spółdzielni. Wskazuje to na potrzebę kontynuowania podejmowanych przez Spółdzielnię działań windykacyjnych.

Lustracja nie wykazała nieprawidłowości i uchybień w gospodarce lokalami użytkowymi oraz w działalności polegającej na wydzierżawianiu wolnych terenów na prowadzenie działalności gospodarczej, a dotyczy to zarówno sposobu wyboru najemców i dzierżawców, treści zawartych z nimi umów pod kątem zapewnienia ochrony interesów Spółdzielni jak i realizacji postanowień umownych; wyjątkiem w tym zakresie były zapisy niektórych umów o dzierżawę terenów pod tablice reklamowe (§ 4 pkt 5), które nie są precyzyjne i które nie zapewniają należytej ochrony interesów Spółdzielni.

Dostawa usług komunalnych do zasobów Spółdzielni odbywa się na podstawie umów zawartych z usługodawcami, a umowy te zapewniają ochronę interesów Spółdzielni.

Lustracja nie wykazała uchybień w sprawowaniu przez Spółdzielnię nadzoru technicznego nad zasobami, a dotyczy to sposobu:

• prowadzenia książek obiektu budowlanego,
• realizacji przez Spółdzielnię wymogów art. 62 Prawa budowlanego dotyczących okresowych przeglądów zasobów i kontroli stanu technicznej sprawności instalacji.

Przeprowadzone przeglądy i kontrole posłużyły do opracowania rocznych rzeczowo-finansowych planów remontów z podziałem na poszczególne nieruchomości, które uchwaliła Rada Nadzorcza.

W świetle ustaleń lustracji:

• stosownie do wymogu art. 6 ust. 3 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych Spółdzielnia tworzy fundusz na remonty zasobów mieszkaniowych, a odpisy na ten fundusz obciążają koszty gospodarki zasobami mieszkaniowymi,
• od 2007 roku ewidencja wpływów i wydatków funduszu remontowego Spółdzielni prowadzona jest analitycznie z podziałem na nieruchomości, a w ramach nieruchomości kilkubudynkowych - na budynki,
• dopiero w trakcie trwania czynności lustracyjnych, na podstawie prowadzonej ewidencji analitycznej, dokonano rozliczenia funduszu remontowego na poszczególne nieruchomości z podziałem na budynki (zał. nr 85-88 do prot. lustracji) ustalając dla nich stan tego funduszu na 31.12. każdego roku objętego lustracją oraz narastająco.
• "regulamin gospodarowania środkami na remonty i konserwacje" został uchwalony w 1996 roku, tj. wcześniej od istotnych zmian w obowiązujących spółdzielnie mieszkaniowe przepisach prawa.

W latach 2008 - 2009 nakłady na zaspokojenie potrzeb technicznych nieruchomości Spółdzielni wynosiły łącznie 15.798.212 zł.

Poziom zwiększenia odpisu na fundusz remontowy od lokali mieszkalnych - będącego realizacją wniosku nr 8 przedstawionego Spółdzielni na podstawie poprzedniej lustracji - nadal środki zakumulowane na funduszu remontowym pochodzące z odpisów od lokali mieszkalnych oraz innych wpływów nie zapewniły możliwości pełnego pokrycia potrzeb technicznych ujawnionych w toku okresowych przeglądów zasobów Spółdzielni ani poniesionych nakładów albowiem fundusz remontowy na koniec 2009 roku zamykał się wysokim saldem ujemnym, które wynosiło 5.573.678 zł.

W celu przyśpieszenia możliwości zaspokojenia w większym niż dotychczas zakresie potrzeb technicznych zasobów:

• opracowany został harmonogram prac termomodernizacyjnych na lata 2009 - 2020, który jest kontynuacją działań energooszczędnych podjętych przez Spółdzielnię we wcześniejszym okresie; efekty rzeczowe i oszczędnościowe tych działań zostały przedstawione w protokóle lustracji (str. 107),
• w latach 2008 - 2009 zostały zaciągnięte kredyty termomodernizacyjne z okresem spłaty na 10 lat; na dzień 31.12.2009 roku kwota zaciągniętych na ten cel kredytów wynosiła 3.630.999,67 zł, a Spółdzielnia uzyskała premię termomodernizacyjną w kwocie 418.729,17 zł, która zmniejszyła wysokość zaciągniętego zobowiązania Spółdzielni pomniejszając w odpowiedniej części zobowiązania z tego tytułu poszczególnych nieruchomości,
• Zebranie Przedstawicieli w dniu 5.06.2009 roku wyraziło akceptację dla wprowadzenia dodatkowego odpisu na fundusz remontowy z przeznaczeniem na realizację programu termomodernizacji (0,40 zł/m² pow. uż. lokalu miesięcznie).

W badanym okresie roboty związane z potrzebami technicznymi nieruchomości Spółdzielni zostały wykonane:

• siłami własnymi (konserwatorzy),
• przez wykonawców obcych.

Służby własne wykonały roboty o charakterze konserwacyjno-naprawczym wynikające z bieżącej eksploatacji zasobów, a także usuwały zgłoszone przez mieszkańców usterki i awarie, natomiast roboty o większym zakresie finansowo-rzeczowym zostały wykonane przez usługodawców obcych.

Przeprowadzone na losowo wybranej próbie reprezentatywnej badania wykazały, że:

• obcy wykonawcy robót remontowych zostali wyłonieni w procedurach przetargowych określonych normami wewnętrznymi Spółdzielni,
• umowy zawarte z obcymi wykonawcami robót zapewniły ochronę interesów Spółdzielni,
• nie wystąpiły niewłaściwości w realizacji postanowień umownych oraz w sprawowaniu przez Spółdzielnię nadzoru inwestorskiego nad robotami.

Lustracja nie wykazała również niewłaściwości w udokumentowaniu i rozliczeniu robót wykonanych przez służby własne Spółdzielni.

Spółdzielnia posiada wystarczająco określone podstawy normatywne gospodarki finansowej, ale regulamin określający zasady tej gospodarki został uchwalony w 2004 roku, tj. wcześniej od istotnych zmian w obowiązujących spółdzielnie mieszkaniowe przepisach prawa i wymaga aktualizacji.

Natomiast w 2009 roku Zarząd Spółdzielni uchwalił zaktualizowane zasady (politykę) rachunkowości obejmujące m.in. Zakładowy Plan Kont, które obowiązują od 2010 roku.

Lustracja nie wykazała niewłaściwości w udokumentowaniu operacji gospodarczych Spółdzielni, ich ewidencji oraz sposobie sprawowania kontroli funkcjonalnej w obszarze rachunkowości.

Sprawozdania finansowe Spółdzielni za poszczególne lata badanego okresu zostały:

• sporządzone terminowo,
• zbadane przez podmiot uprawniony (Biuro Badania Sprawozdań Finansowych i Usług Rachunkowych "Rachmistrz" w Siedlcach); biegły wykazał poprawność ich sporządzenia.
• zatwierdzone uchwałami dorocznych Zebrań Przedstawicieli w 2009 roku i w 2010 roku,
• złożone w instytucjach uprawnionych.

Lustracja nie wykazała nieprawidłowości w:

• gospodarce kasowej,
• zakresie zgodności rozliczeń kosztów ogólnych Spółdzielni z wymogami ustawy o rachunkowości,
• rozliczeniach finansowych Spółdzielni z członkami z tytułu wkładów.

Przeprowadzona przez Spółdzielnię ewidencja analityczna zadłużenia z tytułu kredytów objętych ustawą z 30.11.1995 roku (z późniejszymi zmianami) o pomocy Państwa w spłacie niektórych kredytów mieszkaniowych umożliwia ustalenie zadłużenia wobec banku i budżetu z tytułu tych kredytów i skapitalizowanych odsetek, co wykazały kontrole banku.

Podkreślić należy, iż:

• spłata rat kredytu dokonywana jest przez Spółdzielnię w wysokościach i terminach ustalonych z bankiem,
• na dzień 31.12.2009 roku kredyt dotyczący budynku przy ul. Romanówka 3 został całkowicie spłacony,
• 36 członków skorzystało z umorzenia odsetek na podstawie art.10 ust. 1 pkt 4 i art. 11 ust. 6 ustawy o pomocy Państwa w spłacie niektórych kredytów mieszkaniowych,
• zgodnie z w/w ustawą w okresie objętym lustracją naliczona waloryzacja od zobowiązania wobec budżetu została umorzona; dotyczy to kwoty 433.683,10 zł w 2008 roku i kwoty 305.864,29 zł w 2009 roku.

W badanym okresie Spółdzielnia nie angażowała środków finansowych w zakup akcji i udziałów w innych podmiotach gospodarczych deponując wolne środki na rachunkach i lokatach bankowych; od środków tych Spółdzielnia uzyskała dodatkowe przychody finansowe z tytułu odsetek w łącznej wysokości 265.988,13 zł, które zasiliły jej działalność statutową.

Istotnym źródłem zasilania finansowego Spółdzielni były także:

• uzyskane nadwyżki przychodów nad kosztami pozostałej działalności operacyjnej (3.127.874,58 zł); źródła pochodzenia tej nadwyżki zostały wymienione w protokóle lustracji,
• wyegzekwowane odsetki za zwłokę w regulowaniu jej należności z tytułu opłat za używanie lokali (100.653,78 zł).

Pomimo wysokiego niedoboru finansowego w gospodarce zasobami mieszkaniowymi w badanym okresie Spółdzielnia terminowo regulowała swoje zobowiązania o charakterze publiczno-prawnym oraz wobec kontrahentów; wymierzona Spółdzielni i zapłacona kwota odsetek (325,07 zł) była niewysoka i nie miała istotnego wpływu na jej sytuację finansową, a także nie wiązała się z okresowymi zachowaniami płynności płatniczej Spółdzielni.

Spółdzielnia podjęła działania związane z realizacją przepisów ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych (Dz. U. nr 4 z 2000 roku, poz. 27 z późń. zmianami) dotyczących określenia przedmiotu odrębnej własności lokali, a działania te, ich efekty i uwarunkowania z nimi związane zostały przedstawione w protokóle lustracji.

Ustalenia dotyczące spraw przedstawionych w korespondencji członka Spółdzielni przekazanej Związkowi przez Ministerstwo Infrastruktury wskazują, że:

• od stycznia 2007 roku Spółdzielnia prowadzi ewidencję wpływów i wydatków funduszu remontowego odrębnie na poszczególne nieruchomości z podziałem na poszczególne budynki w nieruchomościach wielobudynkowych,
• dopiero w trakcie czynności lustracyjnych zostało dokonane rozliczenie wpływów i wydatków funduszu remontowego na poszczególne nieruchomości i znajdujące się w tych nieruchomościach budynki; ustalając stan funduszu remontowego na dzień 31 grudnia każdego roku za lata 2007 - 2009 oraz narastająco Zarząd przedstawił również stany funduszu remontowego na 1 stycznia każdego roku oraz wpływy i wydatki funduszu remontowego za rok obrachunkowy,
• stan funduszu remontowego na koniec 2009 roku dla nieruchomości wielobudynkowej Hozera - Dreszera (składającej się z 7 budynków) był ujemny i wynosił 1.085.062,59 zł; był on wypadkową ujemnych i dodatnich zasobów funduszu remontowego poszczególnych budynków wchodzących w skład tej nieruchomości; w przypadku budynku przy ul. Dreszera 11 (budynek nr 223) saldo funduszu remontowego na koniec 2009 roku było dodatnie i wynosiło 21.041,91 zł,
• powyższe saldo dla tego budynku wynika z wpływów i wydatków wymienionych w prot. lustracji (str. 201)
• stan środków zakumulowanych na funduszu remontowym przypadających na ten budynek nie jest wystarczający na sfinansowanie prac termomodernizacyjnych (693.000 zł) w tym budynku określonych planem remontów na 2010 rok,
• z uwagi na to, że środki zakumulowane na funduszu remontowym przypadające na daną nieruchomość w wielu przypadkach są niewystarczające dla sfinansowania ujawnionych potrzeb technicznych nieruchomości, to Spółdzielnia korzysta z kredytów bankowych na te roboty, a także wykorzystuje wolne środki obrotowe; ponadto w celu zapewnienia możliwości sfinansowania tych robót od 1.10.2009 roku użytkownicy lokali w budynkach planowanych do docieplenia - na podstawie uchwały nr 24 Zebrania Przedstawicieli z 5.06.2009 roku - wnoszą dodatkowy odpis na fundusz remontowy z przeznaczeniem na termomodernizację w wysokości 0.40 zł/m² powierzchni uż. miesięcznie weryfikowany do wysokości planowanych kosztów termomodernizacji budynków, o ile większość użytkowników lokali danego budynku (50%+1) wyrazi zgodę na termomodernizację,
• po wykonaniu termomodernizacji koszty rozliczane są na poszczególne lokale mieszkalne i użytkowe i rozłożone do spłaty na 10 lat, o czym użytkownicy lokali są informowani na piśmie,
• Spółdzielnia corocznie informuje wszystkich użytkowników lokali o kosztach termomodernizacji przypadających na lokal, wniesionych zaliczkach na fundusz remontowy z przeznaczeniem na termomodernizację, kwotach oszczędności na kosztach dostawy ciepła, uzyskanej premii termomodernizacyjnej oraz kwocie pozostałej do spłaty w przyszłym okresie.

Na tle ustaleń zawartych w protokóle lustracji oraz oceny niniejszego listu polustracyjnego pożądane byłoby, aby organy samorządowe Spółdzielni rozważyły podjęcie następujących działań:

1. Dokonać szczegółowej analizy posiadanych przez Spółdzielnię norm wewnętrznych o charakterze regulaminowym pod kątem zapewnienia pełnej zgodności zawartych w nich postanowień ze znowelizowanym statutem Spółdzielni i z aktualnie obowiązującymi spółdzielnie mieszkaniowe przepisami prawa.
2. Bez wyjątków przestrzegać przepisów art .46 § 3 Prawa spółdzielczego ograniczających zakres zadań Prezydium Rady Nadzorczej do organizowania pracy Rady.
3. W przypadku wystąpienia konieczności ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy ściśle przestrzegać obligatoryjnych przepisów Rozporządzenia Rady Ministrów z 28.07.1998 roku w sprawie ustalenia okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz sposobu ich dokumentowania.
4. Usunąć wykazane w trakcie przeglądu mankamenty w utrzymaniu nieruchomości Spółdzielni.
5. Dokonać analizy aktualnej sytuacji finansowej w gospodarce nieruchomościami Spółdzielni (uwzględniającej wyniki I półrocza 2010 roku) pod kątem zapewnienia pełnego pokrycia kosztów eksploatacji i technicznego utrzymania nieruchomości opłatami wnoszonymi przez użytkowników lokali oraz pod kątem pokrycia niedoboru finansowego w tej gospodarce z minionego okresu.
6. Kontynuować przewidziane prawem działania windykacyjne w celu obniżenia poziomu zadłużeń z tytułu opłat od lokali mieszkalnych i użytkowych.
7. Rozważyć sprawę renegocjowania postanowień (§ 4 pkt 5) niektórych umów o dzierżawę terenów pod tablice reklamowe pod kątem zapewnienia ich precyzyjności oraz należytej ochrony interesów Spółdzielni.

Przedstawiając powyższe wnioski Związek informuje, że zgodnie z art. 93 § 4 Prawa spółdzielczego, winny być one przedstawione przez Radę Nadzorczą najbliższemu Walnemu Zgromadzeniu.

Uprzejmie prosimy o powiadomienie Związku o sposobie realizacji w/w wniosków.

Pełny tekst protokołu lustracyjnego znajduje się w biurze Siedleckiej Spółdzielni Mieszkaniowej.